El enfoque Timebox propuesto por la empresa Plus Consult de Chile en 1992 es una de las herramientas metodológicas más poderosas para ayudar a obtener resultados de negocios en el corto plazo congruentes con los requerimientos de mediano y largo plazo de una organización. Se basa en el hecho de que cualquier objetivo de negocios se sustenta en una abstracción (una simplificación de la realidad). Todo trabajo que las personas hacen para alcanzar el objetivo lo va haciendo más concreto y conforme se van acercando a él van quedando claras algunas de las simplificaciones y supuestos que se asumieron en el momento en que se formularon. Cuando el proyecto llega a la proximidad de su objetivo las personas que los formularon sufren siempre una crisis porque se dan cuenta que han cambiado (han aprendido y el entorno ha cambiado) y que el objetivo que desean (ahora) tiene diferencias con el que formularon originalmente… (muchos proyectos de TI avanzan sin problemas hasta el 90 ó 95% del proyecto y ahí de repente muchas cosas comienzan a ir mal). Las personas van aprendiendo en el camino y aprender significa no sólo modificación del “contenido de la base de datos del cerebro” sino también modificación de la conducta. Este fenómeno obliga a colocar metas no muy lejanas en el tiempo y a no pretender lograr (nunca) el 100% de la meta sino el 80% (que se logra con el 20% del esfuerzo)…
En esencia el enfoque consiste en aplicar Pareto al 100% del supuesto RESULTADO. El 80% de ese RESULTADO que se puede lograr con el 20% del esfuerzo requiere un TIEMPO CORTO que se fija arbitrariamente pero con mucho CRITERIO (aquí es invaluable la experiencia).
El primer Timebox establece entonces el resultado relevante que debe obtenerse dentro del lapso de tiempo fijado (de 4 a 6 meses para el primer Timebox, los posteriores pueden ser inclusive más cortos) y la necesidad de que todos los participantes en el proyecto trabajen en equipo focalizados en la obtención de ese primer resultado. Si se encuentran problemas en el camino es preferible negociar la definición y caracterización del resultado que negociar el tiempo fijado.
El primer Timebox puede alcanzar objetivos de negocios más rápidamente si ex profeso se omite la excelencia de las metas iniciales privilegiando los resultados rápidos, siempre que haya un compromiso y un entendimiento por parte de todos los involucrados de que el mejoramiento (proceso posterior) se va a hacer cargo de los bordes rugosos que se van dejando en el camino. La excelencia siempre es una meta de segundas derivadas, del 20% del resultado que consume el 80% del tiempo. Requiere más profundidad de análisis e inclusive prueba y error.
El segundo Timebox no es simplemente una continuación que parte después del primero. El equipo de proyecto debe enfrentarlo y reevaluarlo para capitalizar en el segundo Timebox las cosas aprendidas durante el primero. El hecho de que se produzcan cambios relevantes en las especificaciones del proyecto no debe considerarse una deficiencia o una debilidad del equipo, más débil es que no haya habido aprendizaje y que no cambien las especificaciones para reflejarlo.
Se aprende mucho del 20% del esfuerzo para lograr el 80% del resultado y es esencial capitalizar este conocimiento dentro del mismo proyecto. Si hay que “deshacer” algo de lo que ya se hizo es preferible hacerlo en este momento que al final del proyecto cuando ya se ha construido todo el resto sobre ese elemento defectuoso. No hay que demonizar la práctica de reformular objetivos.
